VÄNTTISTEN SUKUSEURA RY                    PÖYTÄKIRJA

HALLITUKSEN KOKOUS 3/ 2012–2013

                                                                                              

 

Aika: LAUANTAI 23.3.2013 klo 12

Paikka: Marketta ja Heimo Pöllänen

 

Sakari Vänttinen

Paavo Vänttinen

Heimo Pöllänen (puheenjohtaja)

Heli Mäki (sihteeri)

Kalevi Sutinen

Jaska Vänttinen

Jaakko Koponen

Marketta Pöllänen

Pauliina Virransalo

Pertti Vänttinen

Paavo Valtokari

Anneli Sikanen

Tuomo Vänttinen

 

                  

1.    KOKOUKSEN AVAUS

 

Puheenjohtaja Heimo Pöllänen avasi kokouksen klo 12.45.

 

2.    KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS

 

Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

 

3.    ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN

 

Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

 

4.    EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA

 

Sihteeri Heli Mäki luki lyhyesti edellisen kokouksen pöytäkirjan ja se todettiin kokouksen mukaisesti.

 

5.  TILITILANNE JA JÄSENMAKSUJEN MAKSANEIDEN MÄÄRÄ

 

Sakari Vänttinen kertoi lyhyesti tilitilanteesta: käyttötilillä 13870€  Määräaikaistili: 8991€  Yhteensä: 22861€

 

     Jäsenmaksuja 160 helmikuun loppuun mennessä.

 

6.  SUKUKIRJAN TILANNE

 

Heli Mäki kertoi aivan lyhyesti tilanteesta. Aikataulussa ollaan. Sivuja tällä hetkellä n. 850.

Ennakkomyynti 180 kirjaa.

 

7.  400-VUOTISJUHLAKOKOUS JA SUKUJUHLAT

 

Puheenjohtaja kertoi tilanteesta. Talven aikana on pidetty kaksi kokousta juhlatoimikunnan toimesta.

 

Jokaisella osiolla on oma vastuuhenkilö:

Heli vastaa kirjanjulkistamisesta. Tykkiä ja kangasta ei varmaankaan saada.

Hemi ja Antti vastaa rakennusosiosta, varaudutaan n. 130 henkilölle. Turvasuunnitelman laatiminen alueelle. Lapsille oma alue. Sähköt, vessat yms.

Marketta, Liisa ja Jukka vastaa ruokapuolesta. Yrittäjä palkataan hoitamaan ruokailun; lohikeitto ja kala-allergikoille kasvisosekeitto. Kaikkien talkoopanosta tarvitaan.

Sakari kertoi ohjelmasta (liitteenä)

Tiedotus: puffijutun tekeminen kirjasta ja sukujuhlasta, Marjo hoitamaan. Warkauden lehden toimittaja Antti Aho tahtoisi tehdä kaksikin juttua; Vanhanpaikan rakentamisesta ja sukujuhlista.

Pukeutuminen: Teemapukeutuminen suotavaa.

Ennakkoilmoittautuminen pakollista ruokailun järjestämisen vuoksi.

Liikenne: Juha-Pekka ja Paavo Siitonen hoitaa pysäköinnin ohjauksen. Jos kelit hyvät voidaan käyttää myös peltoja.

Koristelu: Elina ja Marketta.

Ilmoittautuminen Tuula Valtokari

Kirjamyynti: Sakari

Muistamiset: suvun pöytästandardi kaupungille ja Elinalle ja Antille.

Video- ja valokuvaus Markku Rosenström

Juonto: Sakari Vänttinen.

Musiikki ja säestys Esko Nissinen.

Annikki huolehtii arpajaiset.

Perinnetyökalut ja kuvanäyttelyt: Jussi tuo hevoset. Vanhojen valokuvien suurennukset ja kantatilan iänmääritykseen liittyvä kuvamateriaali.

Äänentoisto hoidetaan.

Tulossa kangaskasseja ja muovipusseja.

 

1000 € sponsorirahaa; Pohjois-Savon Osuuspankki, Varkauden seurakunta, Varkauden kaupunki, Tuomaan rakennus Oy, Kangaslampi-seura vielä avoin.

 

Yhteensä sukujuhlien kustannusarvio on: 5300 euroa

Osallistuminen: 25 €/ aikuinen, yli 10-vuotiaat 10€ ja alle 10-vuotiaat ilmaiseksi.

3300€, arpajaiset 200€, huutokauppa ja kilpailut 250€ ja lahjoitukset .

 

Loppukustannus - 700 €

 

 

8.  MYYTÄVIEN ARTIKKELEIDEN TILANNE JA WWW-SIVUT

 

Paavo Valtokari kertoi WWW-sivut ajan tasalla. Kalevi Sutinen kertoi myytävien tuotteiden tilanteen.

 

 

 

9.  W-VIESTI

 

W-viesti postituksessa 15.5.2013 mennessä. Materiaalit oltava Paavo Valtokarilla 30.4.2013 mennessä.

 

Hemi: Etusivu

Sakari: Ohjelma, ruokailu, ilmoittautuminen

Marketta: Pukeutuminen sukujuhliin

Heli: Sukukirjasta lyhyt info ja myynti.

Paavo Valtokari: kartta Vanhallepaikalle

 

10. MERKKIPÄIVÄMUISTAMISET

 

Onniteltu 30 suvunjäsentä tällä toimikaudella. Keskusteltiin millä tavalla merkkipäivämuistamisia hoidetaan jatkossa ilman että virheitä tulisi?  Asiasta käytiin keskustelua. Marketta ehdotti, että ilmaisen jäsenyyden ikärajan nostamista 90-vuoteen.

 

Hallitus päätti, että W-viestin kautta hoidetaan jatkossa merkkipäivämuistamiset sekä osaanotot. Käytäntö alkaa seuraavalla toimikaudella.

 

11. SUKUSEURAN ARKISTO

 

Jaakko Koponen kertoi arkistosta. Hiljaista on. Sihteeri toimittaa puuttuvat tiedot heti kun saa paperinsa järjestykseen. Samoin sukukirjan kaikki materiaali tullaan toimittamaan arkistoon.

 

12. MUUT ASIAT

 

Sukujuhliin suunnitellaan oman pikkukuoron perustamista.

 

13. SEURAAVA KOKOUS

 

Seuraava kokous pidetään 18.5.2013 klo 12 Riitta Loikkasessa Härmäniemessä.  Seuraavan kerran sitten sukujuhlien yhteydessä 10.8.2013 klo 8.30.

 

14. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN

 

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.52.